Harder werken of efficiënter werken? Tussen alle grote projecten, ontelbare meetings en last-minute vragen door, kan een typische werkdag nogal hectisch en overweldigend zijn. Er is veel te veel te doen, veel te onthouden en daardoor krijg je het gevoel altijd achter te lopen. Om die reden ga je steeds harder werken. Maar ook al werk je harder, het overweldigende gevoel verdwijnt niet.
In plaats van steeds harder te werken is het veel belangrijker om efficiënter te werken. Ik deel 6 tips die mij helpen om efficiënter te werken, waardoor ik veel meer tijd overhoud of tijd heb voor dingen die ik belangrijk vind.
Plan je dag van tevoren
Het handigst is om je dag de avond/middag van tevoren te plannen. Hierdoor ben je aan het begin van je dag al gefocust, omdat je al weet wat er op de agenda staat. Daarnaast zul je minder gestresst zijn, omdat die taken uit je hoofd zijn.
Van tevoren plannen zorgt er ook voor dat je wat rationeler de dag kan indelen. Als je op de dag zelf plant, kan je bepaalde taken nog wel eens skippen, simpelweg omdat je er geen zin in hebt. Als je het de avond/middag ervoor plant, dan plan je je dag in op basis van prioriteiten.
Ook is het handig om tijdinschattingen te maken voor bepaalde taken. Zo kun je inschatten of je planning realistisch is. Kan je alles wat je zou willen doen ook echt doen? Probeer ongeveer 75% van je dag te plannen en houd de rest open voor ad hoc taken.
Maak tijdsblokken in je agenda
Tegenwoordig werk ik altijd met tijdsblokken, ook wel timeboxing genoemd en dat werkt erg goed. Vaak is het lastig om een keuze te maken tussen verschillende projecten en taken. Er is altijd wel wat te doen. Je kunt ervoor kiezen om je te focussen op één taak, totdat deze taak af is. Dit kan echter problemen opleveren als je bijvoorbeeld geen concentratie of simpelweg niet zo’n goede dag hebt.
Door je tijd in te delen in tijdsblokken ben jij heel bewust bezig met waar jouw tijd heen gaat. Dit plan je namelijk van tevoren al in en dat geeft meer controle. Daarnaast biedt het veel focus, want je hebt nu de tijd om je op die ene taak te focussen.
Er kan onderscheid worden gemaakt tussen twee tijdsblokken.
Zachte tijdsblokken: wanneer dit tijdsblok eindigt, maak je nog af waar je mee bezig bent. Ook als dit ervoor zorgt dat je langer bezig bent dan gepland.
Harde tijdsblokken: je stopt direct wanneer het tijdsblok is afgelopen, ook als je nog midden in een taak zit.
Voor beiden tijdsblokken valt wat te zeggen. Zachte tijdsblokken zijn prettig als je helemaal in de flow zit en je echt nog wat dingen moet afronden. Harde tijdsblokken zijn nuttig om je strikt aan je schema te houden, wat je ook dwingt om bepaalde keuzes te maken of conclusies te trekken.
Timeboxing zorgt er dus voor dat je bewuster met je tijd omgaat en daarbij efficiënter kan werken!
Stop met multitasken
Als je continu dingen tegelijkertijd doet, moet je echt leren hoe je moet focussen! Werk niet aan verschillende opdrachten tegelijk. Probeer zo min mogelijk tabs open te hebben staan en houd je bureaublad netjes.
Herinner jezelf eraan dat als je iets voor elkaar wilt krijgen, je al je aandacht eraan moet geven. Door zoiets kleins te veranderen in je gewoontes, zul je al zoveel tijd winnen!
Herken je zwakke punten
Misschien verdoe jij wel dagelijks je tijd op social media of ben je te lang met kleine taakjes bezig. Het is goed om deze kleine dingen, die beter kunnen, te identificeren.
Het doel hiervan is niet om jezelf naar beneden te halen, maar om bewust te worden van de plekken waar jij als professional in kan groeien met betrekking tot efficiënter werken. Zo kan je gericht gaan bepalen: wat heb ik nu nodig om mezelf hierin te ontwikkelen?
Creëer doelen voor jezelf
Om richting te geven binnen je werk is het belangrijk om doelen te stellen. Dit kunnen hele ambitieuze, grote doelen zijn, maar die zijn vaak overweldigend. Wat goed werkt is om deze ambitieuze doelen op te breken in kleinere doelen. Dit zorgt ervoor dat je minder snel opgeeft om dat doel te behalen. Die kleine doelen dragen uiteindelijk altijd bij aan het grote doel.
Naast dat het motiveert, zorgt het er ook voor dat je je progressie kan meten. Iedere keer als jij een klein doel hebt behaald, ben je vooruit gekomen. Dit maakt het een stuk behapbaarder en daarbij draagt het bij aan je zelfvertrouwen!
Neem pauzes
Het liefst wil je natuurlijk alles zo snel mogelijk afronden, maar dit doet niet ten goede aan je efficiëntie. Plan daarom regelmatig een pauze in. Dit hoeven geen lange pauzes te zijn, ga wat drinken halen of loop een klein rondje. Deze pauzes kun je plannen als je een bepaald tijdsblok hebt afgerond. Hoe jij die tijdsblokken indeelt, kan je zelf bepalen. Misschien vind je het fijn om na 25 minuten al even te pauzeren, maar als jij 90 minuten gefocust kan blijven is dat ook goed.
Door deze 4 tips toe te passen in jouw werkdag, zal je meer uit je dag halen. Want als je meer gedaan wilt krijgen, is harder werken vaak niet de oplossing. Efficiënter werken heeft veel meer impact!
Loop je nog wel eens tegen productiviteitsproblemen aan door het vele thuiswerken? Lees dan mijn blog met 8 tips voor productiever thuiswerken