Als ondernemer is uren bijhouden belangrijk om te doen. Niet alleen voor je eigen overzicht, maar ook als je deze uren factureert naar je klant. Als je recht wilt hebben op bepaalde aftrekposten zul je moeten voldoen aan het urencriterium van de Belastingdienst. Om te weten hoe het daarmee staat en eventueel te kunnen bewijzen is het dus belangrijk om je uren te registreren.
Er zijn genoeg tools te vinden voor je uren bijhouden als ondernemer. Ik vind het zelf vooral belangrijk dat het zo makkelijk en overzichtelijk mogelijk is. Is toch heerlijk voor je productiviteit? Er zijn tools die zich enkel richten op uren bijhouden, maar er zijn ook nog tools waar je meer mee kunt registreren. Genoeg keuze dus, maar ik vertel je graag wat mijn favorieten zijn!
Tools voor uren bijhouden als ondernemer
Toggl
Mijn favoriete tool voor uren bijhouden is Toggl. Met Toggl Track kan je eenvoudig en overzichtelijk je uren bijhouden. Maak projecten voor klanten aan om hierop te boeken, voeg tags toe voor bijvoorbeeld bepaalde taken en benoem waar je aan werkt. In Toggl kan je gebruik maken van de timer, maar je kunt ook handmatig invoeren hoeveel tijd je ergens aan hebt besteed.
Ik vind het zelf heel fijn dat je in Toggl je uren kunt bijhouden via de website, maar ook vanuit de app en browser extensie. Zo kan je overal waar je werkt eenvoudig je uren registreren. Ook kan je Toggl koppelen aan je agenda waardoor deze afspraken automatisch geregistreerd worden in de tool. En nog een fijne optie: met de webversie kan je favoriete taken maken zodat je met 1 klik op de knop deze kunt toevoegen.
Een ander groot voordeel van Toggl vind ik de overzichten. Je kunt mooie rapportages bekijken en downloaden. Ik kreeg zelfs complimenten van klanten op deze mooie overzichten! Bekijk per dag, week en maand waar je tijd naartoe is gegaan. Als je met teamleden werkt krijg je hier ook nog inzichten in. De rapportages kan je automatisch in je mailbox ontvangen om regelmatig een kijkje te krijgen in je geregistreerde tijd.
Toggl kan je gratis gebruiken als de standaard features voldoende voor je zijn. Wil je kunnen factureren en nog meer mogelijkheden krijgen? Dan heb je Toggl Track Starter vanaf $9 per maand per gebruiker!
MoneyMonk
Een andere fijne tool voor uren bijhouden is MoneyMonk. Misschien denk je nu ‘maar MoneyMonk is toch een boekhoudprogramma?’ Dat klopt! In MoneyMonk kan je ook eenvoudig je uren bijhouden en deze daarna factureren. Ik vind vooral die samenwerking tussen het registreren en vervolgens factureren heel prettig, daarom wil ik ‘m ook graag benoemen.
In MoneyMonk heb je verschillende mogelijkheden voor uren bijhouden. Je kunt de timer gebruiken, per dag uren handmatig toevoegen, een timesheet per week invullen of in een keer voor een hele maand je uren registreren. Voor ieder wat wils dus!
Ook is het zo dat je met MoneyMonk in de app de timer kunt gebruiken en je uren per dag kunt registeren. De andere twee opties kunnen alleen op de desktop.
Als je vervolgens je uren hebt genoteerd kan je per project en per klant je uren inzien. Ook is er een rapportage over al je uren per maand, kwartaal en jaar om in te zien hoeveel uren je hebt gewerkt, hoeveel je er nog van kunt factureren en wat dat precies oplevert. Bonus: MoneyMonk biedt ook inzicht in het urencriterium, dus dit hoef je niet zelf te gaan zitten uitrekenen.
MoneyMonk biedt een gratis abonnement aan als je alleen je uren wilt registreren. Wil je ze ook kunnen factureren? Dan hebben ze diverse abonnementen vanaf €7,50 per maand excl. waarmee je ook je hele boekhouding kunt bijhouden.
Meer van MoneyMonk zien? Kijk dan hier.
Timechimp
Een andere mooie tool voor je uren bijhouden is Timechimp. Het is een hele overzichtelijke tool waarmee je eenvoudig je uren kunt registreren. Naast uren kan je ook nog je ritten en uitgaven registreren in Timechimp.
Ze hebben een eigen desktop versie, mobiele apps en browser extensie. Zo kan je op alle plekken met 1 klik je uren bijhouden. Je kunt een timer starten, handmatig je uren bijhouden en opgeven wanneer je bent gestart, gestopt en pauze hebt gehouden. Timechimp rekent de rest uit! Ook biedt Timechimp een prikklok aan zodat je op locatie kunt in- en uitklokken.
Werk je met teamleden? In Timechimp bekijk en exporteer je eenvoudig diverse rapportages. Je kunt je uren ook koppelen aan andere platformen zodat ze direct daar naartoe worden gestuurd, zoals Moneybird, Exact of Hubspot. Zo staan de uren ook meteen in je boekhouding, projecten- of CRM systeem.
Timechimp biedt nog veel meer mogelijkheden, vooral voor de grotere partijen. Je kunt Timechimp 14 dagen gratis uitproberen, daarna kost het minimaal €6,- excl. per maand per gebruiker bij jaarlijks betalen.
Keeping
De laatste tool voor uren bijhouden die ik nog wil benoemen is Keeping. De tool is heerlijk simpel. Het is niet meer dan een programma om je uren te registreren en een rapportage ervan maken.
Maak een project, voeg de taak en beschrijving toe en geef op hoe lang je ermee bezig bent geweest. Je kunt ook een timer starten als je dat fijner vindt. Gebruik de webversie, app of browser extensie om je uren bij te houden.
Wil je een rapportage maken? In Keeping kan je gericht zoeken en filteren op project of teamlid bijvoorbeeld. Vervolgens exporteer je je rapportage naar PDF, excel of stuur je het met een koppeling door naar een ander systeem.
Keeping is gratis te gebruiken als je in je eentje uren wilt registreren. Wil je onbeperkte gebruikers hebben en je uren kunnen doorsturen naar andere tools? Dan betaal je bij Keeping €5,40 excl. per maand per gebruiker bij jaarlijks betalen.
Meer zien van Keeping? Kijk hier.
En nu?
Wil je voor je eigen overzicht en voor je klanten je uren bijhouden? Gebruik dan een van bovenstaande tools! Wil je alles in 1 tool? Kies dan voor MoneyMonk. Wil je liever een aparte tool? Kies dan voor Toggl, Timechimp of Keeping.
Ik zou je sowieso aanraden om bij verschillende tools een proefaccount aan te maken om te kijken wat er het beste bij je past. Weg met Excel!